En un firme compromiso con la transparencia y el cumplimiento de la política de Gestión Documental, la Secretaría General y Desarrollo Institucional lideró una jornada de inspección, vigilancia y control a las áreas de archivo de la entidad.
Esta acción, enmarcada en las funciones de supervisión de los bienes del departamento, busca asegurar que la documentación —patrimonio informativo de todos los araucanos— se encuentre bajo los más altos estándares de conservación y seguridad.
Desde el rol de la Secretaría General, la supervisión de los bienes institucionales no es un trámite administrativo, sino una acción constitucional que garantiza que los recursos y la información pública sean manejados con responsabilidad.
”La verificación técnica de los espacios destinados para el archivo es fundamental para avanzar en la Política de Gestión Documental dentro del MIPG”, señaló la secretaria Andrea Del Pilar Méndez Cabeza durante el recorrido.
La jornada permitió:
- Inspección de Infraestructura: Evaluación de las condiciones físicas (humedad, temperatura e iluminación) de los depósitos de archivo.
- Control de Inventarios: Verificación de la correcta organización y rotulación de cajas y expedientes para facilitar la búsqueda de información.
- Optimización de Espacios: Análisis de la capacidad instalada para mejorar el flujo de trabajo archivístico.
Uno de los puntos clave de la visita fue la revisión del Plan de Contingencia. Ante cualquier eventualidad, la Gobernación de Arauca trabaja en protocolos estrictos de respuesta para prevenir la pérdida de documentos críticos, asegurando que la gestión del departamento nunca se detenga.
”Garantizar un archivo organizado es garantizar el derecho de los ciudadanos a acceder a la información pública de manera oportuna y veraz.” Enfatizó la profesional lider de la SGDI.
Con estas acciones de vigilancia y supervisión, la Secretaría General y de Desarrollo Institucional reafirma su meta de consolidar un modelo de gestión moderna y eficiente. El manejo adecuado de los archivos es la base para la rendición de cuentas y el soporte legal de todas las actuaciones administrativas del ente departamental.
La Gobernación de Arauca seguirá recorriendo cada dependencia y espacio físico, asegurando que los bienes del Estado estén al servicio de la gente y protegidos bajo el rigor de la ley.
