En un esfuerzo articulado por la excelencia administrativa y la mejora continua, la Gobernación de Arauca a través de la Secretaria General y Desarrollo Institucional presentó ante la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del Archivo General de la Nación (AGN) un informe ejecutivo de gestión con soportes documentales y evidencias técnicas, cuyo propósito central fue evaluar la viabilidad del levantamiento de la medida cautelar derivada de la visita de auditoría realizada finalizando el mes noviembre de 2025; y con ordenes expeditas de cumplimiento a inicios del mes de febrero de 2026.
De forma complementaria, se validó el estado de avance del proceso de evaluación para convalidación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) aperturados en el mes de diciembre de 2025, logrando disponer del informe de evaluación de los instrumentos archivísticos, para su correspondiente ajuste e incorporación de correctivos vislumbrando el camino a la convalidación y el Registro Único de Series Documentales RUSD ante el organismo rector AGN. La culminación exitosa de este proceso, conduce en el corto plazo al cierre de dos (2) de los 5 hallazgos vigentes en el PMA, además del cierre del proyecto y el contrato de viabilización que corresponden a la vigencia 2024. Cabe agregar que las presentes herramientas de (TRD/TVD) son el instrumento de clasificación y valoración documental, que garantizan el ciclo de vida del Fondo Documental de la Administración Central Departamental en todo su devenir institucional y en la actividad administrativa del hoy, contribuyendo a la protección y construcción del patrimonio documental del departamento.
Finalmente, el informe del estado del Plan de Mejoramiento Archivístico PMA, frente a la Auditoria adelantada en 2025 por el AGN; el alcance y acreditación de evidencias y las controversias por parte de la Gobernación de Arauca, permitirán en el corto y mediano plazo traslapar de un plan de mejoramiento a un plan de acción por los dos únicos hallazgos correspondientes a inventarios documentales de archivos de gestión y conformación de expedientes.
En conclusión, las directrices emitidas por el Sr. gobernador Ingeniero Renson Jesús Martínez Prada, se han establecido en el marco del compromiso vinculante que incremente la apropiación de una cultura archivísticas y la adopción de buenas prácticas al interior de todas las secretarías de despacho. La administración entiende que la gestión documental no es una tarea aislada, sino el cimiento de la transparencia, las evidencias de la alta gestión. La modernización del territorio y el acceso a la información pública.
Estas acciones adicionalmente consolidan el incremento del índice de desempeño institucional, de la política de Gestión Documental dentro de la dimensión de información y comunicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), impactando directamente en la eficiencia administrativa y el cumplimiento de los estándares de buen gobierno.
La Secretaria General delegada por competencia para la participación en esta mesa técnica interinstitucional, enfatizó frente a la conformación de expedientes, la organización de los archivos de gestión y la intervención de los fondos documentales inactivos, como componentes vitales y constitutivos del proceso transversal y de apoyo de mayor incidencia de la Gobernación. Al asegurar los principios de la gestión documental de integridad, autenticidad entre otros, que garanticen el adecuado desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo contando con información oportuna, veraz y con valor probatorio para el servicio al ciudadano.
“Nuestra meta es una administración moderna y eficiente. El fortalecimiento de la gestión documental es fundamental para asegurar que cada proceso institucional cumpla con su función de servir con transparencia a todos los Araucanos”, afirmó la secretaria de despacho Dra, Andrea del Pilar Méndez Cabeza”.
Con el acompañamiento técnico del AGN y una voluntad política orientada a la mejora continua, dejando un legado de orden institucional, seguridad jurídica y legalidad.
